Arbeidsplanene 02-03
Med en alternativ modell for fordeling av tidsressurser ved HiO

Dette notatet (utkast) er skrevet som bakgrunnsinformasjon for de faglig ansatte ved JBI i forbindelse med oppsett av arbeidsplaner for studieåret 2002-2003. Notatet gir dels informasjon om regelverket (slik organisasjonene oppfatter det), og dels vurderinger av hva som bør utvikles videre i tiden framover. Mye av stoffet fra forrige versjon er utelatt, siden vi regner med at de fleste etter hvert kjenner hovedtrekkene i arbeidsplansystemet.

Innhold

• Prosessen fram til nye arbeidsplaner
• Nye arbeidsformer
  • Tidsmodell
  • Resultatmodell
• FoU i arbeidsplanen
  • Tildeling av FoU-tid
  • Konsentrasjon og tidskonto
• Hvordan beregnes administrasjonsdelen?
  • Oppgaver innenfor 7%
  • Oppgaver utenfor 7%
• Spesielle spørsmål
  • Hva betyr en time?
  • Sykdom og revidert arbeidsplan
• EVU i arbeidsplanen
  • Kurskalkyler
  • Personlig overhead
  • Hva koster kursundervisning?
  • Hvor mye undervisning per vekttall?

Prosessen fram til nye arbeidsplaner

Organisasjonene ved JBI ønsker medbestemmelse. Men organisasjonene er ikke beslutningsorganer. Vår påvirkning må stort sett skje gjennom planer og retningslinjer. Reell medbestemmelse forutsetter bestemmelse - altså aktiv og bevisst ledelse ved avdelingen og høgskolen. Siden vi bare kan påvirke planene, trenger vi tett og synlig kopling mellom plan og handling.

Når utdanningene, avdelingene og høgskolen skal gjennomføre sine strategiske planer i praksis, er arbeidsplanene kanskje ennå viktigere enn budsjettene Vi går derfor inn for at tildeling av ressurser gjennom arbeidsplanene forberedes og gjennomføres like grundig som budsjettprosessen.

Begge prosesser forutsetter god adgang til informasjon. Informasjonen må foreligge i en form som er relevant for å vurdere resultater av tidligere beslutninger - og for å ta nye beslutninger.

Vi har etter hvert fått et solid regelverk for hvordan arbeidsplaner (eller budsjetter) skal settes opp. Men både styringsorganene og organisasjonene må også ha oversikt over

• hvilke ressurser som finnes (tid, penger)
• hvordan de blir fordelt (oppgaver)
• hvilke resultater de fører til (produksjon)

Arbeidsplanprosessen ved JBI våren 2002 bør ha dette som utgangspunkt.

Avdelingsstyret bør delta i denne prosessen. Det hører til styrets viktigste oppgaver å drive "strategisk planlegging og utvikling av avdelingen generelt og den faglige virksomhet spesielt". Styret skal "fordele og prioritere avdelingens budsjett og ressurser", samt "utvikle og evaluere avdelingens FoU- og formidlingsvirksomhet".

Sitater fra notat 97/1114
"Retningslinjer for avdelingsstyrene ved Høgskolen i Oslo".

Nye arbeidsformer

De gamle arbeidsformene krevde

• store ressurser til lærerstyrt formidling (forelesning, seminar)
• store ressurser til avsluttende kontroll (summativ evaluering) 
• små ressurser til å utvikle læringsmateriell, siden det meste av pensum forelå i trykt form
• små ressurser til veiledning underveis

De nye arbeidsformene vil kreve

• større ressurser til å utvikle et læringsmiljø (læringsmateriell, tilrettelegging, prosesstyring)
• større ressurser til veiledning underveis (formativ evaluering)
• mindre ressurser til lærerstyrt formidling
• mindre ressurser til avsluttende kontroll

Både høgskoler og universitet benytter mange ulike arbeidsformer i sin undervisning. Likevel må vi vel si at den dominerende arbeidsformen i de fleste fag og studier har vært den pensumbaserte forelesningen. Læreren formidler - det vil si gjengir, dramatiserer, fordyper, supplererer og sammenfatter et kunnskapsstoff som allerede foreligger i pensumverkene.

Forelesningene står ikke alene. Lærerne deltar f.eks. i seminarer, leder feltarbeid, organiserer og veileder praktiske øvelser og gir tilbakemelding på produkter til grupper og enkeltpersoner. Studentene arbeider ofte uten lærer til stede: de leser og tar notater på egen hånd, løser oppgaver, diskuterer fagstoff i kollokviegrupper, gjennomfører gruppeprosjekter, går ut i praksisperioder, osv.

Men forelesningene har vært bærebjelken. Dette kommer også til uttrykk i høgskolens mal for arbeidsplaner. Undervisningsdelen starter med forelesningen og fortsetter med seminaret og veiledningen:

Forelesning
benyttes om en undervisningsform som i hovedsak består av at læreren presenterer et fagstoff for studentene i komprimert form og med fokus på nøkkeltema for forståelse av det aktuelle stoffet. Ansvaret for forberedelse og presentasjonsform ligger hos læreren

Seminar
benyttes om en i større grad dialogpreget formidlingsform, der studenter og lærere kan ha et delt ansvar for forberedelse av og bidrag til gjennomgang av fagstoff. Hovedansvaret for tilretteleggelse, ledelse og framdrift ligger likevel hos læreren.

Veiledning
benyttes om en arbeidsform som tar utgangspunkt i - eller legger opp til - studenters egenaktivitet og der lærerens oppgave er å initiere, respondere og rettlede studenten(e)s aktivitet som f eks. kan være:

· praktisk øving i tilknytning til undervisningen
· feltundersøkelser
· laboratorieøving
· prosjektarbeid
· oppgaveløsning spesialoppgaver/semesteroppgaver
· hovedfagsoppgaver
· verkstedarbeid
· klinisk arbeid

I veiledning inngår også ordinær kontakt med enkeltstudenter og nettbasert veiledning.

Forelesningen gir også størst ressursuttelling. Omregningsfaktorene er:

Faktor 4

• Førstegangsforelesninger - grunnutdanning
• Forelesninger for grupper på over 100
• Forelesninger - hovedfag
• Forelesninger - etter- og videreutdanning

Faktor 3

• Forelesninger - grunnutdanning

Faktor 2

• Seminartimer - 2 timer
• Veiledning - hovedfag - 2 timer

Faktor 1,5

• Veiledning i grunn-, etter- og videreutdanning
• Veiledning i ekstern praksis

Tidsmodell

Når et studieopplegg blir tildelt tidsressurser, tar høgskolen utgangspunkt i lærerens arbeidsformer - altså hvordan undervisningen gjennomføres. For hver enkelt utdanning blir store forelesninger billige i drift, mens PBL og omfattende individuell veiledning blir svært dyrt. Dette betyr at vår modell for ressurstildeling - la meg kalle den tidsmodellen - oppmuntrer til bruk av storforelesninger for å få budsjettet til å gå i balanse.

Når vi skal dreie fokus fra undervisning til læring - og arbeidsformene fra formidling til veiledning - gir tidsmodellen gale signaler. Dersom du vil formidle, er det lett å sette opp timeplan og definere tidsressursen. Dersom du vil utvikle et veiledet læringsmiljø, må du først forhandle fram ressurser i din egen avdeling - der det alltid er knapt med midler.

Resultatmodell

I tilknytning til løpende undervisning har det vært behov for en del veiledning av enkeltstudenter (eller 2-3 av gangen). For studenter på campus blir det ofte snakk om faglige møter. For fjernstudenter blir det i økende grad snakk om kontakt via telefon og e-post.

Men overgangen til studiekontrakter, mer løpende veiledning og mer mappeevaluering av de faste studentene vil gjøre det langt mer krevende å ta seg av større studentgrupper.

Løsningen er neppe å utvikle sammenlignbare normer for utviklingsaktivitet og veiledningsformer. Den etablerte 45 minutters forelesning kan i rimelig grad normeres. Men hva er normert tid for å skrive en lærebok? Hvor mye veiledning trenger en HiO-student i første undervisningsår? Hvor mange timer trengs for å lage et solid vevbasert undervisningsopplegg på ti vekttall? I 2001? I 2005?

Det er mulig å videreføre timemodellen, ved å tildele en tidsressurs pr. student.

La oss si at 120 studenter tar faget Anvendt fysiotek, som gir 5 vekttall = 15 studiepoeng. Det holdes 85 timer storforelesning. Hver student bør dessuten være i direkte kontakt med en lærer i minst 2 timer.

Samlet ressursbruk blir: 85 * 4 + 120 * 2 * 1,5 = 340 + 360 = 700 arbeidstimer. Ressursbruk pr. vekttall blir 700/600 = 1,17 time/vt.

Men det er også mulig å tildele læreren - eller kanskje heller lærereteamet - en ressurs på 700 timer og si: legg opp til det best mulige undervistilbudet innenfor denne rammen.

Både kvalitetsreformen (2002) og budsjettreformen (2003) retter oppmerksomheten mot resultatet av virksomheten. Høgskolen vil bli belønnet for sin produksjon av vekttall, kandidater og FoU-resultater. Kan vi tenke oss en modell for arbeidsplaner som gjør det samme?

En slik modell kan kalles resultatmodellen. Der vil den ansvarlige lærer eller lærergruppe få tildelt en bestemt samlet tidsressurs for å gi X studenter et tilbud som svarer til Y vekttall - men deretter stå nokså fritt til å prøve ut ulike former for tilrettelegging og veiledning av læringsprosessene. 

FoU i arbeidsplanen

Tildeling av FoU-tid

I FoU-planen for avdeling JBI blir normen om 25% FoU-tid opprettholdt. Det dreier seg her om internt finansiert FoU-tid. Stipendiatmidler utenfra kommer i tillegg. Dette må bety at avdelingen ikke kan tildele mindre enn 25% så sant det foreligger gode søknader som ikke har fått FoU-tid. 

Organisasjonene går inn for at alle i fagstaben som ønsker å arbeide med FoU-prosjekter (med godkjent tema), får tildelt tilstrekkelig FoU-tid. Den nye ordningen med prosjektsøknader som drøftes i FoU-utvalget bør bidra til dette.

Konsentrasjon og tidskonto

Høgskolens retningslinjer sier at det skal legges til rette for oppsamling av FoU-tid (tidskonto), slik at personalet i bestemte perioder kan konsentrere seg om prosjektarbeid. Dette må skje i samråd med studielederne.

Personalseksjonen anbefaler også at høgskolelektorer bør få minst 20% FoU-tid dersom de først skal ta på seg et FoU-prosjekt. Muligheten for konsentrasjon er viktig for kvaliteten.

De som ønsker å arbeide med mindre omfattende utviklingsoppgaver, vil fortsatt ha mulighet for dette innenfor en av kategoriene 

• faglig/pedagogisk fornying (som godt kan settes høyere enn 10%)
• faglig/pedagogisk utvikling (som regnes som undervisning)

Hvordan beregnes administrasjonsdelen?

Oppgaver innenfor 7%

Disse oppgavene skal ifølge retningslinjene ivaretas innenfor normaltildelingen (7% = 120 timer):

1. lærermøter og personalmøter
2. faste fagutvalg
3. faste møter med studentorganer og deres representanter
4. kontaktlæreransvar, fagansvar, pensumansvar, kurslederansvar
5. time- og periodeplanlegging,
6. kontakt med og oppfølging av timelærere

Organisasjonene ber derfor den faglige ledelsen sørge for at det ikke planlegges flere møter, eller forventes mer løpende administrasjon av undervisning, enn det som kan ivaretas innenfor en tidsramme på 120 timer.

En rask opptelling (se tabellen nedenfor) av møtevirksomheten ved BIBIN (GU) år 2000 viste at ca. halvparten av de 120 timene ble brukt på planlagte møter (med for- og etterarbeid): personalmøter, lærermøter, fagutvalg (faggrupper), møter med studenter, m.m.:

Resten av tida skal da dekke:

1. kontaktlæreransvar, fagansvar, pensumansvar, kurslederansvar
2. time- og periodeplanlegging,
3. kontakt med og oppfølging av timelærere

Også administrativt arbeid i tilknytning til internasjonalt arbeid, bransjekontakt og representasjon skal dekkes innenfor den faste tildelingen på 120 timer.

Retningslinjene sier at den enkelte avdeling setter opp en nærmere oversikt over hva som inngår i denne ressursen på avdelingsnivå, og drøfter dette med lokale tillitsvalgte. 

Men det er altså arbeidsgiver som fastsetter normene.

Merk samtidig at ... de som har store eller mange av de nevnte oppgavene, som utgjør mer enn dette, kan etter drøfting i avdelingen få tildelt større ressurs. Organisasjonene mener dette bl.a. kan gjelde faglig relevante oppgaver i faglige foreninger (Norsk pressehistorisk forening, IFLA, ...)

Oppgaver utenfor 7%

Oppgaver som går utover de 120 timene vil være

• avdelingsstyre (normalt 50 timer)
  • 1./2. vara: 5 timer + 5 timer/møte
  • 3./4. vara: 5 timer/møte
• HiO-styre (normalt 37 t per semester)
• HiO-råd (normalt 20 t per semester)
• FoU-utvalg, kursutvalg og bibliotekutvalg (normalt møtetid x 2)
• eventuelle ad-hoc-utvalg for faglig arbeid

• valgkomité/-styre
  • valgår: 75 timer (leder)/15 timer (medlem)
  • mellomår: 15 timer/5 timer
• lokalt AMU: 20 timer
• verneombud: 100 timer
• lokalt tillitsvalgtarbeid etter hovedavtalen
  • FF: 300 timer
  • NTL: 150 timer
• likestillingsutvalg
• tilsettingsråd og tilsettingsutvalg

På BIBIN 

• fagkoordinator: 40 timer (for hver av de 3 emnekretsgruppene)
• hovedkoordinator: 20 timer 

Spesielle spørsmål

Hva betyr en time?

En undervisningsperiode varer 45 minutter, men regnes som en klokketime. Forøvrig er det snakk om timer a seksti minutter. Vi synes det er viktig å poengtere at disse faktorene må tolkes med fornuft.

Arbeidsplanene omfatter 100% av et årsverk. Det betyr at alle timeverkene også må gi rom for aktiviteter som ikke er direkte målrettet arbeid.

En lærer som skal holde en dobbelttime for en gruppe på 120 studenter i tidsrommet 1030-1215, kan ikke bruke seks klokketimer til uforstyrret forberedelse. Hun må bruke noe av tiden - kanskje 25-30% i alt - til uformelle aktiviteter som ikke registreres i en arbeidsplan: åpne og besvare post, snakke med kolleger, ta en strekk og en kaffepause, svare på en telefon eller to, osv.

Faktorene gir oss ikke ren og uforstyrret tid, men vanlig småforstyrret hverdagstid. Konsulentfirmaer regner med at et årsverk bare omfatter 11-1200 "rene" (fakturerbare) arbeidstimer.

Sykdom og revidert arbeidsplan

Ved sykemeldinger som varer mindre enn 16 dager, dekker arbeidsgiveren lønnsutgiftene. Ved lengre perioder dekker folketrygden utgiftene. Kostnadene for den utsatte undervisningen må arbeidsgiver dekke. 

Enkelte faglige ansatte har opplyst at de blir bedt om å ta igjen undervisning som har vært avlyst på grunn av kortvarig sykdom. I så fall må dette kompenseres. Ved sykdom faller arbeidsplikten bort. Dersom en lærer blir bedt om å "ta igjen" timer som ikke er blitt holdt pga. sykdom, må dette regnes som arbeid utover (den korrigerte) arbeidsplanen.

Vi kan korrigere for sykdom på to måter - enten ved å se på hva som faktisk falt bort pga. sykdom (modell A) eller ved å se på året som en helhet (B). Modell B er antagelig enklest å administrere.

Modell A. La oss forutsette at læreren har vært syk i fire undervisningstimer (med faktor 3) - og holder timene når hun kommer tilbake. Dette tilsvarer 12 arbeidstimer. Hvordan skal avviket håndteres i praksis? Tre muligheter:

1. Læreren får betalt for 12 plusstimer (betalt ekstraarbeid).
2. Årsplanen justeres opp med ytterligere 12 timer til undervisning. Vanligvis innebærer dette en liten "tidskonto": 12 timer overføres fra FoU eller egenutvikling til undervisning. "Kontoen" kan gjøres opp ved at undervisningsdelen av årsplanen reduseres med 12 timer neste studieår.
3. Hvis det foreligger minst 12 udisponerte timer på årsplanen, kan de benyttes her.

B. Sykdom medfører at årsverket blir delt i en arbeidsdel og en sykedel. Hver sykedag reduserer arbeidsdelen med 7,5 timer. Vi kan da korrigere årsplanen tilsvarende. Hvis læreren har vært syk i fire arbeidsdager, reduseres arbeidsdelen av årsverket med 30 timer. Dermed blir også undervisningsdelen redusert:

• med 25 timer for de som har 83% undervisning
• med 20 timer for de som har 68%
• med 17 timer for de som har 58%
• med 13,5 timer for de som har 45%

EVU i arbeidsplanen

Kursvirksomheten ved JBI har tre hovedformål:

• Den skal bidra til faglig utvikling i praksisfeltene
• Den skal bidra til faglig utvikling internt ved utdanningene
• Den skal bidra til å styrke avdelingens økonomiske handlefrihet

Kursvirksomheten omfatter to hovedområder: ekvivalentkurs (kurs innenfor vekttallsrammen) og markedsrettede kurs. De to kurstypene foregår under ulike økonomiske betingelser.

Vi er pålagt å gjennomføre ekvivalentkursene - uten ekstra bevilgninger. Ekvivalentkursene bør derfor finansieres innenfor den normale rammen (budsjett, arbeidsplaner). Undervisningen på disse kursene inngår i avdelingens normtall for produksjon av helårsekvivalenter og bør inngå i de normale arbeidsplanene.

Vi står fritt med hensyn til å arrangere markedskurs. Markedskursene er dels oppdragskurs (kjøpt av en organisasjon) og dels åpne, avgiftsbelagte kurs som avdelingen selv tilbyr (vi kaller dem salgskurs). Undervisning på markedskursene vil - høyst sannsynlig - måtte skje i tillegg til det normale årsverket.

Hvis kursene gis utenfor høgskolen, må nødvendig reisetid telle som arbeidstid i tråd med reglene i Hovedtariffavtalen. Vi vil be administrasjonen orientere kursholdere om disse reglene der det er aktuelt.

Når det gjelder overskudd av EVU-tiltak, vil vi minne om høgskoleditektørens notat Forutsetninger for en sterkere satsing på EVU-tiltak (30.3.99):

"Overskudd av EVU-tiltak bør nyttes til stipend for personalet til faglig oppdatering og utvikling, både i form av studiepermisjoner, men ikke minst i form av studiereiser. Inntektene disponeres av avdelingene, men det bør være en underforstått forutsetning at personale som i særlig grad har bidratt til å skape inntektene, bør ha prioritet ved fordeling av midlene".

JBI har tidligere (1999) brukt disse retningslinjene. Organisasjonene laget da følgende kommentar.

Kurskalkyler

Videreutdanningskurs har fem store kostnadskomponenter:

1. Faglig planlegging, utvikling og kursledelse
2. Undervisning i større grupper
3. Veiledning i smågrupper eller enkeltvis
4. Overhead (målt i prosent av lønnskostnader)
5. Eksamen

Den første komponenten er størst når kurset er nytt eller har mange lærere som må rekrutteres og koordineres.

En kursdag med 6 timer undervisning tilsvarer 24 arbeidstimer. Brutto timelønn (med aga og pensjonsinnskudd) ligger på 220-250 kroner timen - altså på 5-6 000 kroner per kursdag. Dersom deler av undervisningen skjer i delt klasse, må dette regnes inn.

Hvis en "mellomstor" oppgave krever 4 studentukeverk, tilsvarer dette 2 vekttall eller 6 studiepoeng. En slik oppgave krever normalt en veiledningstime ved oppstart, en dobbelttime midtveis og en enkelttime nær slutten. Veiledning vil typisk gi en brutto lønnskostnad på 1 200-1 500 kroner oppgave.

Den fjerde komponenten skal dekke alle indirekte utgifter: kursadministrasjon (1,5 årsverk ved JBI), kursets andel av fellesadministrasjon, materiell og driftsutgifter, husleie, osv. HiO forutsetter at det regnes inn minst 50% overhead hvis kurset foregår i høgskolens lokaler.

Personlig overhead

Denne prosenten er urealistisk lav dersom kurset inngår i lærerens vanlige arbeidsplan.

Gjennomsnittslæreren skal bruke 25% av sin tid til FoU, 7% til admninistrasjon og 5% til egenutvikling. Dette betyr at inntektene fra kursundervisning må inkludere en "personlig overhead" på ca. 60% (37%/63% = 59%) for å dekke de faktiske lønnsutgiftene.

Dersom undervisningen skjer ved overtimer, blir resonnementet mer komplisert. Hvis vi får en ny finansieringsordning, der FoU-innsats gir inntekter, vil også situasjonen endre seg. Men foreløpig er det bare når lærerne hentes utenfra at vi kan se (helt) bort den personlige overhead.

En overhead som gir full dekning (uten overskudd) for undervisning innenfor årsverket blir derfor 140% på toppen av brutto lønnsutgifter. Vi får tallet ved å kombinere personlig overhead og HiO-overhead:

• lønn * 160% * 150% = lønn * 240%

Hva koster kursundervisning?

En realistisk overhead gir disse "produksjonskostnadene" for undervisning med interne lærere innenfor årsplanen:

• En kursdag = 14 400 kroner
• Veiledning av en prosjektoppgave = 3 600 kroner

Disse tallene svarer forøvrig ganske bra til kostnadene for vanlig undervisning ved avdelingen.

Hvor mye undervisning per poeng?

For å holde produksjonsutgiftene nede, ser det ut til at mange læresteder reduserer antall undervisningstimer som er knyttet til videreutdanningskurs.

JBI gjennomfører Omega 10 med 20 kursdager - og deler av tiden var beregnet på gruppearbeid uten lærer. Enkelte kurs med 10 vekttall arrangeres nå over 15 kursdager (3 uker). I tillegg kommer veiledning av prosjektoppgave.

Hvis oppgaven settes lik 2 vekttall, tilsvarer 15 kursdager 90 timer vanlig undervisning for 8 vekttall, eller 225 timer for en helårsekvivalent. Altså vesentlig mindre undervisning enn det studenter ved grunnutdanningen får.

• DEKO modul 3 tilsvarer 200 timer undervisning for et årsverk (+ nettbasert veiledning)
• Pedagogikk 10 vekttall med 11 kursdager tilsvarer 22 * 6 = 132 timer undervisning for en helårsekvivalent?

Organisasjonene er klar over at økonomiske og pedagogiske hensyn trekker i hver sin retning. Når kravene til kursvirksomhet og inntjening vokser, blir det viktig at vi vurderer både de pedagogiske og de økonomiske sidene ved hvert enkelt kurstiltak.

Eksemplene

Modul 3: Formidling, design og utviklingsarbeid i digitale medier (15 studiepoeng = 5 gamle vekttall) - ved EST

Modulen er bygget opp med samlinger og mellomperioder. Den omfatter 350 timer. Av disse er om lag 50 timer undervisning og veiledning med kurslærer på samlinger og 300 timer er IKT-basert studietid. Den IKT-baserte studietiden omfatter individuelt arbeid, oppgaveløsning, veiledning og kommunikasjon mellom kurslærer og studenter og studentene imellom direkte på nettet.

Pedagogikk i biblioteks- og informasjonsarbeid (10 vekttall = 30 studiepong) - ved LU i samarbeid med JBI

Kurset tar sikte på å gi en innføring i pedagogikk rettet mot behov i alminnelige biblioteksfunksjoner. Derfor er kulturpedagogiske dimensjoner trukket fram som gjennomgående perspektiv. Rammen for kurset er 10 vekttall, som svarer til et halvt års fulltids studiearbeid. På linje med pedagogikkfaget i grunnutdanningen for allmennlærere vil kurset kunne innpasses som første del av grunnfag i pedagogikk.

Dato for samlingene på Høgskolen i Oslo: 10.-12. oktober 2002, 13.-17. januar 2003 og 20.-22. mars 2003

Dette tilsvarer 11 kursdager

...

For NTL og FF ved JBI

...                         ...